大鵬管財株式会社専務取締役 渡辺陽右様エリア東京都心部・埼玉県川口市・浦和区・大宮区管理棟数15棟程度建物の種類商業ビル商業ビルの総合管理を手がける大鵬管財株式会社。赤羽駅周辺を中心に大宮まで15棟ほどの物件を管理しており、総合ビル管理サービスを提供しています。今回は、専務取締役の渡辺様にビル管理業務のデジタル化についてお話を伺いました。商業ビルに特化した総合管理サービス現在の事業内容についてお聞かせください。渡辺様：弊社は赤羽駅周辺を中心に、港区新橋から埼玉県の大宮エリアまで商業ビル管理を行っています。現在は15棟ほどの商業ビル管理をしております。創業当初から商業物件を得意とするプロパティマネジメント（PM）業務を専門に行ってきました。大手管理会社が取り扱いを避けるような複雑な物件の管理なども積極的に引き受けています。地域特性を熟知した豊富な経験と地域コミュニティとの強い絆によって得られる情報網を駆使し、オーナー様やテナント様にとって最適な不動産価値提供を行っております。紙ベースでの管理が主流だったため、業務が属人化していたビルカン導入前に抱えていた課題についてお聞かせください。渡辺様：私がこの会社に入ったときは、昔ながらの方法でビル管理が行われていました。紙ベースでの管理が主流で、ビルの担当者しか業務内容を把握していない状況でした。そのため、業務の属人化が進み、特定の担当者がいないと対応ができないなどの問題が発生していました。具体的にどのような課題がありましたか？渡辺様：担当者が休みを取れなかったり、週末でもトラブル対応に追われることが多々ありました。過去に発生したトラブルの記録を探す際も、「いつだったっけ？」と資料を探し始めることがありました。例えば、同じ場所で水漏れが起こった場合、「以前にもあったけど、いつだったっけ？ どの業者が対応したんだっけ？」と、一つずつ調べていく必要があり、時間的なコストがかかっていました。ビルカン導入によって過去の履歴が即座に確認できるようになったビルカンを導入しようと思った理由を教えてください。渡辺様：業務が属人化していることもあり、社内でナレッジ共有する仕組みを構築しないといけないと思っていました。このようなシステムがあるかどうかも分からず、無ければ自分たちで作るしかないと考えていました。最初にビルカンを知ったのは、おそらく弊社ホームページへの案内メールだったと思います。ちょうどこのような管理システムを探しているところでしたので、詳しく話を聞いてみようと思いWeb会議に申し込みました。FLINTZ代表の髙森さんから、商業ビル管理をされている北海道のご実家の役に立つサービスを作ろうと起業されたと伺い、この業界に関わりのある方が作られたサービスなら信頼できると考えたのも導入の決め手の一つです。導入後に変わった点はありますか？渡辺様：過去の工事履歴などが即座に確認できるようになりました。しかし、営業担当の高年齢化に伴い、システム利用に慣れるまでには時間を要する部分もあります。それでも、少しずつ工事履歴やビルカン導入前の書類などを登録しており、今後さらに活用しやすくなると思います。ビル管理にかかわる情報をビルカン上で一元管理できるようにしていきたい今後どのように活用していきたいと考えていますか？渡辺様：ビルカン上で一括管理ができるようになれば良いなと思っています。例えば、今後サービス追加されるかわかりませんが、家賃管理など総合ビル管理に関する情報をビルカン上で一元管理できるようになれば便利だなと思います。将来的には現場データを即座に確認し、定休日や担当不在でも工事業者と連携して、遠隔で対応出来るようにしていきたいと考えております。業務の効率化を図り、少数精鋭のプロ集団として管理棟数を増やしていきたいと考えております。ビルカンの導入で、管理業務のデジタル化がスムーズに進められるようになりました。※掲載内容は取材当時のものです。