ビル・施設管理の現場で、こんな悩みはありませんか？「エクセルでの設備管理が限界を迎えている」「ベテラン担当者の退職で知識が属人化している」「突発的な設備故障で緊急対応が頻発している」近年、ビル・施設の設備管理においてクラウド型システムの導入が急速に進んでいます。特に人手不足や技術継承の課題を抱える現場では、デジタル化による業務効率化が急務となっています。本記事では、クラウド型設備管理システムの基本概念から選定ポイント、おすすめシステムまでを初心者にもわかりやすく解説します。クラウド型設備管理システムとは？クラウド型設備管理システムとは、インターネットを通じてアクセスできる設備保全・管理のためのソフトウェアサービスです。建物内の設備や機器の情報をクラウド上で一元管理し、点検記録、修繕履歴、保全計画などを効率的に運用できるツールです。このようなシステムは不動産管理の現場に革新をもたらしており、詳しくはビル管理システムで変わる！不動産管理の未来でも解説しています。クラウド型とオンプレミス型の違い設備管理システムには、大きく分けて「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。オンプレミス型は、自社内にサーバーを設置し、社内ネットワークでのみアクセスするシステムです。システムを完全にコントロールできる反面、初期投資や運用コストが高額になる傾向があります。クラウド型は、サービス提供者がシステムの運用やメンテナンスを担当するため、利用者側の負担が大幅に軽減されます。月額制の利用料金で高度な機能を利用でき、バージョンアップも自動的に行われるのが特徴です。項目クラウド型オンプレミス型設置場所インターネット上（クラウド）自社内サーバー初期費用低い（月額制）高い（数百万円〜）導入期間短い（即日〜1週間程度）長い（数ヶ月〜）メンテナンスサービス提供者が実施自社で実施アクセスどこからでも可能社内ネットワークのみクラウド型のメリット・デメリットメリット初期投資の削減：サーバー設置やソフトウェア購入などの高額な初期投資が不要迅速な導入：アカウント作成だけで即日から利用可能なケースが多い場所を選ばない利用環境：インターネット環境があればどこからでもアクセス可能自動アップデート：常に最新バージョンを利用できる高い拡張性：利用者数や機能を柔軟に増減可能デメリットインターネット依存：回線トラブル時にアクセスできなくなる可能性カスタマイズの制限：自社固有の要望に対応しきれない場合がある長期利用でのコスト：長期間利用すると月額料金の累計がオンプレミス型を上回る可能性とはいえ、初期費用の低さと導入の容易さから、特に中小規模の企業にはクラウド型が選ばれる傾向にあります。従来のエクセル管理との違い従来、Microsoft Excelや紙を使って設備管理を行っている企業が多いと思います。ある調査によると保全管理においてエクセルを使用している企業は46%、紙を使用している企業は40%にのぼり、専用システムを導入している企業はわずか8%というデータもあります。しかし、この方法には多くの限界があります。（出典：https://mentena.biz/insight/equipment-maintenance-system/）エクセル管理の4つの限界1. 情報量増加による処理速度低下エクセルは少量のデータ管理には便利ですが、設備数や点検記録が増えるにつれてファイルサイズが肥大化し、処理速度が低下します。設備管理の現場担当者の声「エクセルファイルが重くなり過ぎて、単純な検索作業でも数分待たされることがある」クラウド型システムなら：データベース最適化により、データ量が増えても処理速度への影響は最小限に抑えられます。2. 人為的ミスの発生リスクエクセルでの管理では、手入力による誤記や入力規則の不統一などの人為的ミスが発生しやすくなります。よくある入力ミス例日付形式の不一致（2024/1/1、2024年1月1日、Jan 1, 2024など）機器名称の表記ゆれ（エアコン、AC、空調機など）入力漏れや記録の重複クラウド型システムなら：入力フォーマットの標準化やプルダウン選択式の採用により、こうした入力ミスを大幅に削減できます。3. データの見つけにくさエクセルでは膨大なデータから必要な情報を探し出すのが困難です。「特定の機器の過去3年間の点検履歴」や「先月発生した異常の一覧」などを抽出するには、複雑なフィルター設定や関数の駆使が必要です。クラウド型システムなら：強力な検索機能やフィルタリング機能により、必要なデータを瞬時に取り出せます。4. 高度な分析の困難さいわゆる「神エクセル」では、見た目を重視してセルの結合などを駆使しているケースもあります。これでは、生データの抽出や詳細なデータ分析が困難になります。こうしたファイルは作成者以外には操作が難しく、データ更新や機能拡張が複雑になりがちです。クラウド型システムなら：あらかじめ設計された分析機能やレポート生成機能により、専門知識がなくても設備の稼働状況分析や故障傾向の可視化などが行えます。クラウド設備管理システムの導入メリット業務効率化の実現クラウド型設備管理システムの最もわかりやすい導入効果は、日々の点検・保守業務を大幅に効率化できることです。従来の設備点検では、現場で紙のチェックシートに記録し、その後事務所に戻ってからパソコンに再入力し、さらにデータを整理・保存するといった流れが一般的でした。例えば、工場やビルの点検担当者は1日に複数の現場を回り、夕方になってようやくデスクワークに取りかかる…というケースも少なくありません。この手間は想像以上に大きく、入力ミスや記録漏れのリスクも抱えています。また、後から過去の点検履歴を探すときにも、どのファイルに入っているのか探すだけで時間がかかることもありました。ビル管理システムで実現する次世代の設備管理で紹介しているように、様々な業務プロセスがシステムによって最適化されています。従来の点検作業の流れクラウド型システムでの点検作業の流れつまり、クラウド化は「紙の管理からの脱却」と同時に、“現場で完結する”スマートなワークフローを実現するのです。属人化の解消設備管理業務の大きな課題の一つが「属人化」です。ベテラン技術者の経験や勘に頼った管理では、担当者の異動や退職時に知識が失われるリスクがあります。例えば、「この設備のことを詳しく知っているのは○○さんだけ」「○○さんが不在の時は、誰も対応できない」「新人に技術を教える時間が取れないため、育成が遅れる」といった問題は、多くの現場で起きています。属人化が進むと、トラブル発生時の初動対応が遅れたり、技術継承が進まなかったりするため、長期的には業務の停滞や品質低下につながります。クラウド型システムを活用すれば、こうしたリスクを大幅に減らせます。点検手順や判断基準をシステム上で標準化しておけば、誰でも同じ基準で作業ができるようになります。さらに、過去の点検履歴や修理記録、設備の図面や写真もすべてクラウド上で一元管理されるため、担当者が変わってもスムーズに引き継ぎが可能です。予防保全による突発故障の防止設備管理において最も避けたいのが、突発的な故障による設備停止です。生産ラインの停止やビル設備のトラブルは、直接的な修繕費用だけでなく、生産性の低下や利用者への影響、緊急対応にかかる人件費など、目に見えない損失も大きくなります。クラウド型システムを活用すれば、こうした突発故障を未然に防ぐ「予防保全」が実現しやすくなります。例えば、過去の点検履歴や異常発生パターンをデータとして分析し、故障の兆候を早期に発見定期点検スケジュールを自動で生成し、漏れや遅れを防止アラート通知機能で担当者に迅速に対応を促すIoTセンサーと連携し、設備の状態をリアルタイムで監視といった仕組みにより、“起きてから直す”から“起きる前に対策する”管理スタイルに変わります。実際にAIによる予兆診断システムを導入した企業では、維持コストを最大25％削減できたという報告もあります。これは、トラブルが起きる前に部品交換やメンテナンスを計画的に行えるため、緊急修理のコストや稼働停止による損失を抑えられるからです。（出典：https://biz.nuro.jp/column/122/#column-3）システム選定時の重要ポイント設備管理システムの選定を成功させるためには、以下の4つのポイントを重視しましょう。現場作業員の使いやすさ設備管理システムの成功の鍵は、現場での活用度にかかっています。いくら高機能でも、現場作業員が使いこなせないシステムでは効果が半減してしまいます。チェックポイント☑️ 操作画面はシンプルで直感的か☑️ スマートフォン・タブレットでの操作性はどうか☑️ オフライン環境でも使用できるか☑️ 文字入力以外の方法（写真、音声など）でもデータ入力できるか実際に50代以上のユーザーを想定して設計されたシステムもあり、IT知識が少ない作業員でも迷わず使いこなせる工夫がされています。デモ環境や試用期間を設けているサービスを選ぶと、実際の使い勝手を確認してから導入を決められます。サポート体制の充実度システム導入後の運用をスムーズに行うためには、充実したサポート体制が不可欠です。確認すべきサポート内容初期導入時のデータ移行支援オンライン・電話サポートの対応時間と対応範囲教育・研修プログラムの有無マニュアルやナレッジベースの充実度バージョンアップ時の説明会や情報提供サポートの品質は導入後の活用度を大きく左右するため、他社の導入事例や評判も参考にしましょう。セキュリティ対策設備管理データには重要な機密情報が含まれることも多く、セキュリティ対策は重要な選定ポイントです。確認すべきセキュリティ要素データ暗号化の有無と方式アクセス権限管理の柔軟性バックアップの頻度と保管方法セキュリティ認証（ISO27001など）の取得状況セキュリティインシデント発生時の対応体制信頼性の高いクラウド事業者は、企業内のオンプレミス環境よりもむしろ高いセキュリティレベルを提供していることも多く、こうした点を理解することで安心して導入を進められます。他サービスとの連携性設備管理システム単独での運用ではなく、既存の基幹システムや他のクラウドサービスとの連携が可能かどうかも重要なポイントです。確認すべき連携ポイント会計システムやERPとの連携CADや図面管理システムとの連携IoTデバイス・センサーとの連携データエクスポート・インポート機能API公開の有無と充実度将来的なシステム拡張や業務変化にも柔軟に対応できるよう、オープンな連携機能を備えたシステムを選ぶことが望ましいでしょう。おすすめクラウド設備管理システム5選業界で評価の高いクラウド型設備管理システムを5つ紹介します。各システムの特徴や強みを把握し、自社の要件に合ったシステム選びの参考にしてください。ビルカンビルカンは、ビル管理業務のDX化を実現するクラウドシステムです。ビル管理に関わる報告書の作成・確認・共有を簡単に行うことができ、過去の書類や修繕履歴をすぐに確認できます。点検・修繕履歴などを直感的に操作できる画面設計と、図面上での一元管理機能（特許取得）を特徴としています。ビルカンを活用することで煩雑なビル管理業務をスリム化し、業務効率化と属人化の解消に寄与することができます。主な特徴修繕箇所や建物の状態が図面上で一目でわかる過去の書類や修繕履歴を探す時間を削減作業現場でもスマートフォンで簡単に図面や不具合状況を確認MONiPLAT（モニプラット）MONiPLATは株式会社バルカーが提供する設備保全管理のクラウドサービスです。予防保全に強みを持ち、設備の状態監視から異常検知、保全計画の最適化までをワンストップで実現します。主な特徴様々な設備をクラウドで一元管理現場の点検作業や、点検報告書の承認申請もスマホアプリで楽々定期保全結果を自動でグラフ化（出典：https://moniplat.valqua.co.jp/）カミナシ設備保全カミナシ設備保全は、現場の設備保全業務をクラウドでデジタル化し、保全作業の効率化と稼働率向上を支えるサービスです。設備ごとにカルテを作成し、故障履歴や保全計画、予備品在庫などを一元管理できます。主な特徴設備ごとに作成するカルテに故障履歴や保全計画の記録を一元管理予備品管理機能により、修理記録と自動連動した入出庫管理で在庫切れを防止ダッシュボード機能で、故障件数や対応状況、設備別傾向などを可視化現場で記録した異常報告や作業記録がそのままデータ化され、社内共有がリアルタイムで行えるため、業務の属人化を防ぎつつ、予防保全の取り組みも効率化できます。（出典：https://kaminashi.jp/cmms, https://iotnews.jp/digital-transformation/264699/?utm_source=chatgpt.com）MENTENA（メンテナ）MENTENA（メンテナ）は、八千代エンジニヤリング（八千代ソリューションズ）が提供するクラウド型設備保全システムで、設備保全業務を効率化し、現場での使い勝手を最優先に設計されています。主な特徴シンプルで直感的なUI設計により、ITに不慣れな現場担当者でもすぐに使いこなせるダッシュボード機能で設備の稼働状況や保全活動の進捗を一目で把握できる初期費用0円／定額月額制により、導入ハードルが低くスモールスタートが可能（出典：https://mentena.biz）サクミルサクミルは、建設現場に特化したオールインワン型クラウド業務管理ツールです。報告書作成からスケジュール管理、顧客管理までをシンプルに一元化できます。主な特徴初期費用無料で、月額4,000円（30IDユーザー）〜、機能は全て利用可能現場から経営までオールインワンで管理できる現場のスケジュールや過去の対応履歴を外出先でも確認特に設備工事業など、報告書作成と案件管理が重なる業種で高評価を得ています。（出典：https://sakumiru.jp）まとめクラウド型設備管理システムは、設備管理の効率化、属人化解消、予防保全の実現など、多くのメリットをもたらします。特に中小企業では初期投資を抑えながら高度な機能を利用できるクラウド型が適しており、業界全体でのクラウド化が進んでいます。システム選定成功の3つのポイント現場の使いやすさを最優先に考える充実したサポート体制があるサービスを選ぶ段階的な導入アプローチで現場の抵抗感を最小化今後の設備管理は、IoT・AI技術との融合によりさらに高度化していくことが予想されます。設備管理システムの導入を検討されている方は、まずは各システムの無料トライアルやデモンストレーションを活用して、実際の使い勝手を確認することをおすすめします。特にビルカンでは、建物管理に特化した機能と図面連携の特許技術により、他システムでは実現できない視覚的な設備管理を体験いただけます。ぜひ本記事を参考に、自社に最適なシステムを見つけ、設備管理の効率化と高度化を実現してください。