はじめに：建物管理の現場が抱える課題建物管理の現場では、日々の点検、修繕、顧客対応など、多岐にわたる業務が発生します。これらの業務に伴い、膨大な量の報告書が作成されますが、その管理や分析は大きな負担となります。「報告書の内容を把握するだけで時間がかかってしまう…」 「過去のデータを活用したいけど、どこに何があるか分からない…」もしあなたがそう感じているなら、Googleが提供するAIツール「NotebookLM」が業務効率化の強力な味方になるかもしれません。大量の報告書にうんざり？生成AIが救世主に！建物管理の現場では、日々の業務で大量の報告書が発生します。点検報告書、修繕報告書、顧客からの問い合わせ記録…。これらの情報を整理し、分析するのは時間と労力のかかる作業です。しかし、これらの報告書には、建物の状態や顧客のニーズなど、重要な情報が詰まっています。そこで注目したいのが、NotebookLMという生成AIの活用です。NotebookLMは、大量の情報を高速で処理し、必要な情報を抽出・分析することができます。建物管理業務にこういった生成AIを活用することで、報告書処理の効率化、データに基づいた意思決定のサポート、業務の品質向上など、様々なメリットが期待できます。NotebookLMとは？あなたの業務を強力にサポートするAIアシスタントNotebookLMは、Googleが提供する生成AIを活用した情報整理ツールです。特徴は以下の通りです。RAG（Retrieval Augmented Generation）技術の活用: ユーザーがアップロードしたPDF資料、音声データ、Googleドキュメント、スライドなどの情報を基に、AIが自然な文章を生成します。 RAG技術は、AIが外部の知識ベース（この場合はアップロードされた文書）を参照することで、より正確で信頼性の高い回答を生成する技術です。（参照：https://aws.amazon.com/jp/what-is/retrieval-augmented-generation/）チャット形式での回答: 質問に対して、AIがチャット形式で分かりやすく回答します。 まるで会話をしているかのように、自然な言葉で情報を得ることができます。情報ソースの参照: 回答の根拠となる情報ソースを提示するため、情報の信頼性を確認できます。 AIがどのように情報を解釈し、回答を生成したのかを把握することができます。つまり、NotebookLMは、まるで優秀なアシスタントのように、あなたの業務を強力にサポートしてくれるツールなのです。NotebookLMで報告書処理を効率化！具体的な活用方法①自動要約大量の報告書をアップロードするだけで、AIが自動で要約を作成します。例えば、複雑な消防設備点検報告書をNotebookLMに読み込ませると、AIは報告書の内容を理解し、点検結果の概要、指摘事項、改善提案などを簡潔にまとめてくれます。これにより、報告書全体を読み込む時間を大幅に短縮し、重要なポイントを素早く把握することができます。%3Ciframe%20width%3D%22560%22%20height%3D%22315%22%20src%3D%22https%3A%2F%2Fwww.youtube.com%2Fembed%2FnT2MRCFvQQs%3Fsi%3DuVECi6lIKbLvFUfr%22%20title%3D%22YouTube%20video%20player%22%20frameborder%3D%220%22%20allow%3D%22accelerometer%3B%20autoplay%3B%20clipboard-write%3B%20encrypted-media%3B%20gyroscope%3B%20picture-in-picture%3B%20web-share%22%20referrerpolicy%3D%22strict-origin-when-cross-origin%22%20allowfullscreen%3D%22%22%3E%3C%2Fiframe%3Eアップロードした書類は東京消防庁のホームページからダウンロードした消防用設備等点検結果総括表の記入例を使用しています。（参照：https://www.tfd.metro.tokyo.lg.jp/drs/ss_06/001.html）②情報の分析と考察複数の報告書をまとめて分析し、傾向や課題を抽出します。例えば、複数の消防設備点検報告書を分析することで、消火器具の点検結果の傾向を把握することができます。AIは、過去の点検結果と比較し、劣化が進んでいる消火器具や、交換が必要な消火器具などを特定し、交換時期や費用の見積もりなどを提案してくれます。これによって、より効率的な設備管理が可能になります。%3Ciframe%20width%3D%22560%22%20height%3D%22315%22%20src%3D%22https%3A%2F%2Fwww.youtube.com%2Fembed%2FGMcwbGxbfSk%3Fsi%3DyyZ7c-DZcRq8cvrQ%22%20title%3D%22YouTube%20video%20player%22%20frameborder%3D%220%22%20allow%3D%22accelerometer%3B%20autoplay%3B%20clipboard-write%3B%20encrypted-media%3B%20gyroscope%3B%20picture-in-picture%3B%20web-share%22%20referrerpolicy%3D%22strict-origin-when-cross-origin%22%20allowfullscreen%3D%22%22%3E%3C%2Fiframe%3E③PDFからの情報抽出PDFに記載された特定の情報を抽出します。例えば、自動火災報知設備の点検報告書から、感知器の種類、設置場所、点検結果などの情報を抽出することができます。AIは、必要な情報を素早く正確に抽出し、表形式やリスト形式で整理してくれます。これにより、報告書作成やデータ分析の効率が大幅に向上します。%3Ciframe%20width%3D%22560%22%20height%3D%22315%22%20src%3D%22https%3A%2F%2Fwww.youtube.com%2Fembed%2FVCmMfP_Ynxw%3Fsi%3D-f4fDi1sh0Yg5Hrx%22%20title%3D%22YouTube%20video%20player%22%20frameborder%3D%220%22%20allow%3D%22accelerometer%3B%20autoplay%3B%20clipboard-write%3B%20encrypted-media%3B%20gyroscope%3B%20picture-in-picture%3B%20web-share%22%20referrerpolicy%3D%22strict-origin-when-cross-origin%22%20allowfullscreen%3D%22%22%3E%3C%2Fiframe%3E④メモを情報ソースとして追加さらに細かい情報や抜けている情報を追加したい場合にはメモを追加することができます。追加情報としてメモを追加することで報告書データにプラスしてメモの内容も統合的に分析して回答を返すことができます。例えば、点検中に気づいた詳細な状況や、口頭で聞いた情報などをメモとして追加することで、報告書だけでは把握しきれない情報をAIに理解させることができます。%3Ciframe%20width%3D%22560%22%20height%3D%22315%22%20src%3D%22https%3A%2F%2Fwww.youtube.com%2Fembed%2Feo6okSqCj7w%3Fsi%3D3uK5NdsVwnCt0atc%22%20title%3D%22YouTube%20video%20player%22%20frameborder%3D%220%22%20allow%3D%22accelerometer%3B%20autoplay%3B%20clipboard-write%3B%20encrypted-media%3B%20gyroscope%3B%20picture-in-picture%3B%20web-share%22%20referrerpolicy%3D%22strict-origin-when-cross-origin%22%20allowfullscreen%3D%22%22%3E%3C%2Fiframe%3Eこのように、NotebookLMは、報告書の自動要約、分析、情報抽出、そしてメモの追加といった様々な機能を提供することで、建物管理業務の効率化に大きく貢献します。※この動画例では一つの報告書だけしかアップロードしていませんが、最大50個のファイルをアップロードして横断的に読み込ませることが可能です。NotebookLM活用で得られる具体的なメリット日常業務の効率化報告書の要約や分析に費やす時間を大幅に削減できます。必要な情報を数秒で検索・抽出することで、業務スピードが飛躍的に向上します。データ活用の促進眠っていた過去の報告書データを有効活用できるようになります。蓄積されたデータを横断的に分析することで、見落としがちな課題も発見でき、予防保全の実現につながります。意思決定の品質向上ChatGPTなどの生成AIとは異なり、こちらが提供した情報をもとに回答してくれるため虚偽の内容に基づく回答をすることが無くなります。※NotebookLMはアップロードした資料をトレーニングに使用しませんが、個人のGoogleアカウントでログインしてフィードバックを送信すると、人間のレビュアーが確認する場合があります。また、ノートの共有設定を公開にすると情報漏洩のリスクがあるため、機密情報のアップロードは避けるのが無難です。詳しくはNotebookLMのプライバシーポリシーをご確認ください。（参照：https://support.google.com/notebooklm/answer/15724963?hl=ja）生成AIで建物管理の未来を切り拓く！建物管理業界は、人手不足や高齢化など様々な課題に直面しています。しかし、このような生成AIを活用することでこれらの課題を解決し、業務効率化や品質向上、コスト削減など様々なメリットをもたらします。NotebookLMは、生成AIを活用した強力なツールであり、建物管理業務の効率化に大きく貢献します。また、弊社でも日々の点検や修繕報告書などをデジタル上で管理できる建物管理DXサービス「ビルカン」を提供しております。こういった生成AIやDXサービスを複合的に活用することで報告書の管理や処理にかかる業務効率を上げることができます。ご興味がございましたら是非下記よりお問い合わせください。