建物管理の現場では、日々多くの業務と予期せぬトラブルに追われています。特に設備管理においては、点検や修繕、報告書作成といった膨大な作業が発生し、担当者の負担は増す一方です。ビル管理システムを活用することで、これらの課題を解決し、より効率的な設備管理を実現することが可能になっています。設備管理業務とはビルメンテナンスは大きく分けると設備管理、衛生管理、警備業務に分類されます。中でも設備管理は建物の「心臓部」とも言える重要な役割を担っています。設備管理の業務は主に以下の3つに分類されます。（出典：https://www.daikincc.com/fcs/topics/39/）点検業務点検業務は、建物内の各種設備の状態を定期的に確認する作業です。空調設備、電気設備、給排水設備、消防設備など、多岐にわたる設備の動作確認や性能測定を行います。法令で定められた法定点検から、予防保全のための自主点検まで、その種類や頻度は設備によって異なります。この点検によって、設備の不具合を早期に発見し、大きなトラブルを未然に防ぐことができます。修繕工事点検で発見された不具合や、経年劣化による機能低下に対応するための修繕工事も重要な業務です。小規模な部品交換から大規模な設備更新まで、その内容は多岐にわたります。計画的な修繕だけでなく、突発的な故障に対する緊急対応も含まれ、建物の機能維持に直結する重要な業務となっています。適切なタイミングでの修繕は、設備の寿命を延ばし、長期的なコスト削減にもつながります。報告書作成点検や修繕工事の内容を記録・報告するための報告書作成も欠かせない業務です。法定点検の結果報告、日常点検の記録、修繕工事の内容報告など、様々な書類を作成する必要があります。これらの報告書は、建物オーナーへの報告だけでなく、行政への提出や次回点検時の参考資料としても重要です。適切な記録管理は、長期的な設備管理計画の立案にも不可欠な要素となっています。深刻化する設備管理の現状現在の設備管理業務は、様々な課題に直面しています。まず挙げられるのが人手不足と高齢化の問題です。技術者の高齢化が進む一方で、新たな人材の確保が難しくなっており、一人当たりの業務負担は年々増加傾向にあります。特に現場では、若手技術者の採用が減少し、知識やノウハウの継承が難しくなっています。熟練技術者が持つ「経験値」は簡単に引き継げるものではなく、業界全体の技術力低下も懸念されています。（出典：https://cdn.j-bma.or.jp/wp-content/uploads/2024/04/2024bmiy54report.pdf）さらに、ビル管理の現場では突発的な事故や不具合が日常茶飯事です。「エレベーターが急に停止した」「空調が効かない」といった緊急事態に素早く対応することが求められ、担当者は常に臨機応変な対応を求められます。このような状況下では業務の優先順位付けが難しく、計画的な業務遂行が困難になることも少なくありません。設備管理における根本的な課題多くのビル管理現場で依然として、紙やExcelを使ったアナログな管理方法が主流となっています。このようなアナログ管理では、過去の点検記録や修繕履歴を探し出すだけでも膨大な時間がかかり、緊急時の対応に遅れが生じることもあります。例えば、突然の設備故障時に過去の修繕履歴を確認しようとしても書類が適切に整理されていなければ、必要な情報を見つけ出すのに数時間を要することもあります。また、紙の報告書はコピーや転記の際にミスが生じるリスクもあり、情報の正確性を担保するのも容易ではありません。さらに、設備に関する知識や対応方法が特定の担当者の頭の中にのみ存在している場合も多く、業務の属人化も大きな問題です。ベテラン技術者が退職した際に、その知識やノウハウが失われてしまうリスクは非常に高く、組織としての安定したサービス提供を脅かしています。「あの設備は以前も同じような不具合があった」「排水管の修繕は○○の業者に依頼している」といった経験則が共有されず、個人の記憶に依存している状態では担当者の不在時や交代時に適切な対応ができなくなる可能性があります。ビル管理システムを活用した解決策こうした課題に対して、設備管理業務をデジタル化することで効果的な解決策を見出すことができます。クラウド上での報告書管理報告書や点検記録をクラウド上で一元管理することで、必要な情報へのアクセスが劇的に向上します。「あの設備の前回点検はいつだったか」「過去にどんな不具合があったか」といった情報をスマートフォンやタブレットからすぐに確認できるようになり、業務効率は飛躍的に向上します。クラウド上のデータは複数の担当者で同時に参照可能なため、情報共有もスムーズに行えます。また、データベース化されることで、キーワード検索や条件による絞り込みも可能になり、必要な情報へのアクセス時間が大幅に短縮されます。業務の属人化解消ビル管理システムの活用により業務の属人化も解消されます。設備に関する情報や対応履歴がデータベース化されることで、担当者が変わっても比較的容易に業務を引き継ぐことが可能になります。これにより、組織全体の知識レベルが均一化され、サービスの質の安定にもつながります。例えば、過去の不具合対応や修繕履歴が詳細に記録されていれば、新たな担当者でも類似事例を参照して適切な対応ができるようになります。マニュアルだけでは伝えきれない「暗黙知」も、具体的な事例として蓄積されることで、組織の知的資産となります。予防保全の実現もう一つの大きなメリットは予防保全の実現です。設備情報を登録し管理することで、機器の寿命や点検時期を事前に把握できるようになります。故障や事故が起こる前に交換や整備を行うことで突発的なトラブルを未然に防ぎ、建物利用者の満足度向上と管理コストの削減を同時に達成できるのです。例えば、設備の使用年数や稼働時間を管理することでメーカー推奨の交換時期を事前に把握し、計画的な部品交換や設備更新が可能になります。これにより、突発的な故障による緊急対応や、設備停止によるテナントへの影響を最小限に抑えることができます。データ分析による業務改善蓄積されたデータを分析することで、さらなる業務改善も可能になります。例えば、故障頻度の高い設備や部品を特定し、重点的な点検や早期の更新を検討するといった戦略的な設備管理が実現できます。また、エネルギー使用量のデータ分析により、省エネ対策の効果検証や新たな改善策の立案も容易になります。季節や時間帯ごとの設備稼働状況を分析することで、最適な運転計画の策定も可能になり、エネルギーコストの削減と環境負荷の低減にも貢献できます。今後の展望ビル管理のデジタル化は、単なる業務効率化だけでなく、働き方改革や技術継承の観点からも重要な意味を持ちます。熟練技術者の知識やノウハウをデジタル資産として蓄積することで、技術の継承問題も解決に向かうことができます。また、蓄積されたデータをAIやIoT技術と組み合わせることで、さらに高度な設備管理も視野に入ってきます。例えば、センサーによる常時監視と異常検知、AIによる故障予測、遠隔操作による迅速な対応など、テクノロジーの進化によって設備管理の可能性は大きく広がっています。ビル管理の現場では、今まさに変革の時が訪れています。アナログな管理からデジタル化への移行は、業務効率化だけでなく、サービスの質向上やスタッフの働き方改革にもつながります。設備管理業務の効率化は、ビル管理全体の質を高め、建物の長寿命化とライフサイクルコストの削減に貢献するものです。設備管理の課題を解決する建物管理DXシステム「ビルカン」ビルカンは、建物管理業務のDX化を実現する革新的なクラウドシステムです。このシステムの特徴は、建物管理に関わる報告書の作成・確認・共有を簡素化し、過去の書類や修繕履歴への迅速なアクセスを可能にする点にあります。また、図面上で修繕履歴や設備の不具合を一元管理できる機能（※特許取得）を備えています。図面上にピンを配置することで建物や設備の状態を視覚的に把握できます。また、このピンは関連する報告書と紐づけられているため、修繕箇所や建物の状態を即座に確認することが可能です。