目次なぜ今、モバイル活用なのかビル管理業界は今、大きな変革の時を迎えています。長年にわたって紙とペンで行われてきた現場業務が、スマートフォンやタブレットを活用したデジタル業務へと急速に移行しているのです。業界の現状：人手不足の深刻化2024年の労働人口動向データによると、建設・設備管理業界では慢性的な人手不足が続いており、特に経験豊富な技術者の確保が困難な状況となっています。ベテラン技術者の大量退職時代を迎える中、限られた人員で高品質なサービスを維持するための効率化が急務となっています。ビルメンテナンス業務における悩みごとに関するアンケートでも人手不足や現場従業員の若返りが図りにくいといった項目が上位に来ています。（出典：https://cdn.j-bma.or.jp/wp-content/uploads/2024/04/2024_bmiy54_report.pdf）建設・設備管理業界では従来、現場業務が細かく、システム化しにくいものも多く、紙や口頭などアナログな業務や人手に頼った非効率な業務が数多く存在していました。しかし近年、業務のデジタル化による非効率なアナログ業務からの脱却への取り組みが本格化しています。実証データによると、モバイルアプリを導入した企業では業務効率20-40%向上を実現しています。この数値は、単なる作業スピードの向上だけでなく、品質向上や安全性確保といった多面的な効果を含んでいます。パンデミックを契機として、現場と管理者間のリアルタイム情報共有や、非接触での業務遂行が求められるようになりました。この変化により、従来の「現場に行って確認する」業務スタイルから、「遠隔でも状況を把握できる」業務スタイルへの転換が加速しています。ビル管理業務におけるモバイルの具体的活用シーンビル管理業務は多岐にわたりますが、その全ての場面でモバイルツールが威力を発揮します。具体的な活用シーンを見てみましょう。設備点検業務での活用日常点検: 従来は手書きチェックシートで行っていた日常点検を、スマートフォンで直接入力。数値データの記録ミスを防ぎ、異常値の自動検知により見落としを防止できます。定期点検: 法令で義務付けられている定期点検の記録を確実に保管。検査時期の自動通知機能により、点検漏れを完全に防止できます。巡回点検: GPS機能と連動した巡回ルート管理により、効率的な点検順序を最適化。各ポイントでの点検結果を写真付きで記録できます。清掃・メンテナンス業務での活用清掃チェックリスト: 清掃完了時に写真付きで記録し、清掃品質の標準化を実現。顧客へのサービス品質向上につながります。修繕・工事記録: 修繕作業前後の状況を写真で記録し、作業内容を明確に文書化できます。顧客への説明力向上と作業品質の証明が可能です。消耗品管理: 消耗品の在庫状況を写真で記録し、自動発注システムと連動。無駄な在庫や欠品を防止できます。警備・安全管理業務での活用警備巡回記録: GPS連動により正確な巡回時間と場所を自動記録。異常発見時は写真・動画付きで即座に関係者に通知できます。入退館管理: 感染症対策として注目されているタッチレス入退室管理。スマートフォンアプリによる認証で、衛生的かつ効率的な管理を実現できます。緊急時対応: 緊急事態発生時に、ワンタッチで関係者全員に状況を通知できます。位置情報と現場写真を同時に送信し、迅速な対応を可能にします。管理・報告業務での活用顧客報告書作成: 現場で収集したデータを基に、定型的な報告書を自動生成。報告書作成時間の大幅短縮と品質向上を同時に実現できます。コスト管理: 各作業にかかった時間と費用を正確に記録し、コスト分析データとして活用。収益性改善の基礎データとして重要です。品質管理: 作業手順のデジタル化により、誰が作業しても同じ品質を確保。顧客満足度向上とクレーム削減につながります。現場を変えるモバイル活用のメリットモバイルツールの導入は、単なる効率化以上の価値を現場にもたらします。業務効率化の具体的効果作業時間の削減: 従来の「現場→事務所→入力→報告」という流れが「現場→即座に共有」となることで、大幅な時間短縮を実現できます。これにより空いた時間を他の付加価値の高い業務に充てることが可能になります。転記作業の削減: 現場で手書きした報告書を事務所に戻ってExcelなどに転記する必要がない 手書き→転記の二重入力が不要となることで、入力ミスの撲滅と作業効率の大幅向上を実現。特に書き間違いによる数値データの記載ミスを大きく減らすことができます。ペーパーレス化による経済効果紙・印刷コスト削減: 中規模のビル管理会社では、年間で用紙代・印刷代・トナー代などで数十万円のコスト削減を実現できます。単年で見ると大きな金額ではないかもしれませんが、長期的に見ると大きな節約効果があります。保管スペース削減: 従来、膨大な書類保管に使用していたスペースを他の用途に活用できます。オフィス賃料の高い地域では特に大きなメリットとなります。検索性向上: 過去の点検記録や修繕履歴を瞬時に検索が可能となります。顧客からの問い合わせや緊急時の対応がスムーズになり、サービス品質が向上します。リアルタイム情報共有の実現どこでもアクセス: 管理者が外出先からでもスマホやタブレットでログインし、現場状況を確認することができます。テレワークや出張中でも適切な指示を出すことができます。即座の状況把握: 設備異常や緊急事態が発生した際、現場から管理者へリアルタイムで情報が伝達されます。初動対応の迅速化により、被害を最小限に抑えることが可能です。迅速な意思決定: 問題発生時の素早い対応指示 現場の状況を正確に把握した上で、管理者が適切な対応指示を出すことができます。経験豊富な管理者の判断を現場にリアルタイムで反映できます。技術継承と属人化解消点検マニュアルのデジタル化: ベテラン技術者のノウハウをデジタル化し、若手技術者でも同じ品質の点検が可能になります。ベテラン技術者の退職による技術継承の課題解決に大きく貢献します。作業標準化による品質均一化: 作業手順の標準化により、担当者による品質のバラツキを解消。顧客に対して一定品質のサービスを提供できます。経験値のデータベース化: 過去のトラブル事例や対処法をデータベース化し、組織の知的資産として蓄積。個人の経験に頼らない組織的な問題解決能力を構築できます。ビルカンが実現する次世代ビル管理現場作業員のスマートフォンやタブレットでの使いやすさに力を入れているのが、ビル管理クラウドシステム「ビルカン」です。ビルカンを活用することで点検・修繕履歴や各種報告書を、スマートフォンやタブレットから簡単に作成・確認・共有でき、必要な過去データも瞬時に検索できます。特許取得済みの図面上での一元管理機能と、現場作業に特化した直感的な画面設計により、複雑なビル管理業務をスリム化。業務効率化だけでなく、属人化の解消や品質の均一化にも貢献します。ビルカンの導入事例大鵬管財株式会社では、ビルカンを導入することで長年続けてきた紙による点検・報告をデジタル管理へ移行しました。詳しくは下記の導入事例をご覧ください。導入事例はこちらモバイルでの使いやすさ「ビルカン」は特にモバイルでの使いやすさを徹底追求しています。現場の作業員でもスマホでスムーズに入力・検索が可能です。【スマホでの利用における主な特徴】オフライン対応：地下や通信圏外でも報告書作成やデータ確認が可能直感的なUI：片手操作で入力・検索ができる現場目線の設計写真・動画添付：その場で撮影した記録を即座に報告書へ反映予定管理・通知機能：カレンダーでの点検予定確認や自動リマインド図面上での可視化：修繕・不具合箇所を図面にマッピングして共有